LES DESCENDANTS DE LOUIS PINARD INC.

LES STATUTS

CHAPITRE QUATRIÈME

4. LE CONSEIL D'ADMINISTRATION

4.1 COMPOSITION

Le conseil se compose de 9 personnes : le président, le vice-président, le trésorier, le secrétaire et cinq autres administrateurs.

4.2 ÉLIGIBILITÉ

Tout membre peut être élu en tant qu’administrateur.

4.3 DURÉE DU MANDAT

4.3.1 Les administrateurs sont élus pour un mandat de 2 ans, jusqu’à l’assemblée annuelle où les mandats prennent fin. Il n’y a pas de limites dans le nombre de mandats.

4.3.2 Dans le but de favoriser la continuité des orientations prises par le conseil et dans le but d’assurer l’équilibre du nombre d’administrateurs à être élu chaque année à l’assemblée annuelle, il est convenu que le mandat des administrateurs élus lors d’une année paire se termine l’année paire suivante; il en va de même pour ceux qui sont élus lors d’une année impaire. Un administrateur comble un poste vacant pour la portion non expirée du poste de l’administrateur remplacé. Alternativement, le nombre d’administrateurs se doit d’être 5 pour les années paires et 4 pour les années impaires.

4.4 COMITÉ D'ÉLECTION

Le conseil désigne, avant l’assemblée, 3 personnes membres de l’Association pour former le comité d’élection et nomme un président d’élection. L’un des membres est un administrateur.

4.5 MISE EN CANDIDATURE

4.5.1 Un mois au moins avant la date fixée pour l’assemblée annuelle, le secrétaire fait parvenir les documents suivants à chaque membre de l’Association :

a) une liste des membres du conseil d’administration;

b) une liste de tous les membres en règle;

c) un bulletin de mise en candidature.

4.5.2 Un membre peut être mis en candidature, par 2 autres membres qui signent un bulletin de mise en candidature.

Le membre ainsi mis en candidature accepte en signant ce bulletin. 2 membres peuvent mettre en candidature autant de membres qu’ils jugent à propos. Les bulletins de mise en candidature dûment remplis sont retournés par la poste ou remis en main propre au secrétaire avant la tenue de l’assemblée annuelle. Le secrétaire remet tous les bulletins de mise en candidature au président d’élection.

4.5.3 En cas d’absence ou d’insuffisance de candidatures pour pourvoir aux postes vacants, des candidatures peuvent être proposées et appuyées par l’assemblée.

4.6 ÉLECTION

4.6.1 À l’assemblée annuelle. Les membres procèdent à l’élection en vue de pourvoir aux postes détenus par les administrateurs dont le mandat expire.

4.6.2 Le comité d’élection et le secrétaire du conseil dressent une liste des candidats à partir des bulletins de mise en candidature reçus et acceptables.

4.6.3 Le président d'élection soumet les candidatures reçues afin de pourvoir aux postes vacants. Si le nombre de candidatures est égal ou inférieur au nombre de postes vacants, le président du comité déclare les candidats élus. D’autre part il y a élection par scrutin secret lorsque le nombre de candidatures excède le nombre de postes vacants; les candidats ayant recueilli le plus de votes sont déclarés élus.

4.6.4 Aux fins du scrutin, chaque membre présent inscrit sur un bulletin de vote un nombre égal ou inférieur de noms qu’il choisit parmi les personnes qui ont accepté un poste. Un bulletin contenant plus de noms que de postes ou contenant deux fois le même nom sera rejeté. En cas d’égalité des voix pour deux candidats, un deuxième tour de scrutin a lieu pour ces personnes.

4.6.5 S’il reste des postes à combler et que la liste des candidats est épuisée, le président d’élection demande si des gens présents dans la salle veulent proposer un candidat. Le président demande à chacun s’il accepte leur mise en candidature dans l’ordre inverse des candidatures proposées. Par la suite les articles précédents s’appliquent.

4.6.6 Si tous les postes vacants ne sont pas comblés par cette procédure, les membres du conseil d’administration peuvent combler ultérieurement les postes vacants.

4.6.7 À la suite de cette élection, les administrateurs se réunissent pour déterminer le mandat de chacun et en font part aux membres.

4,7 VACANCE

Le conseil peut pourvoir toute vacance survenue en son sein, pour quelque cause que ce soit pour la portion non expirée du mandat de l’administrateur remplacé.

4.8 DÉMISSION

Cesse de faire partie du conseil d’administration et d’occuper sa fonction, pour l’une ou l’autre des raisons suivantes, tout administrateur qui :

a) offre par écrit sa démission au conseil; la démission devient effective à la date d’acceptation par le conseil;

b) cesse de posséder les critères d’éligibilité requis;

c) omet de se présenter à 3 réunions consécutives du conseil, dûment convoquées, et néglige de fournir des motifs raisonnables de son absence auprès du président ou du secrétaire.

4.9 DESTITUTION

Un administrateur peut être destitué par une assemblée des membres en raison d’attitude ou de comportement portant préjudice à l’association ou à ses membres. Il doit être informé des motifs invoqués pour sa destitution et être dûment convoqué à cette assemblée annuelle. L’administrateur concerné peut faire valoir son point de vue auprès de l’assemblée appelée à le destituer.

4.10 RÉMUNÉRATION

Les membres du conseil d’administration ne sont par rémunérés pour leurs services comme tels. Toutefois, le conseil peut, par résolution, établir les modalités de remboursements des frais de déplacement et autres débours encourus par les administrateurs dans l’exercice de leurs fonctions.

4.11 POUVOIRS ET DEVOIRS DES ADMINISTRATEURS

4.11.1 Ce sont les administrateurs qui, réunis en conseil d’administration, gèrent les affaires de l’association et concluent, en son nom, tous les contrats que l’Association peut valablement passer. D’une façon générale, ils exercent tous les autres pouvoirs et posent tous les actes qui relèvent d’elle en vertu de la loi ou à quelque autre titre que ce soit. Peu importe le poste occupé, un administrateur seul ne peut agir sans avoir été dûment mandaté par le conseil, lequel est le porte-parole de l’Association.

4.11.2 Sans déroger en aucune façon à ce qui précède, le conseil est expressément autorisé en tout temps à acheter, louer ou acquérir à quelque autre titre que ce soit, les actions, valeurs, droits, titres au porteur, options et autres titres, terrains, bâtiments et autres biens mobiliers, réels, personnels ou mixtes, de même que tous droits et intérêts s’y rapportant, pour le prix et suivant les termes et conditions qu’ils estiment justes.

4.11.3 L’acte posé par un ou plusieurs administrateurs ou par le conseil n’est pas invalidé par le seul fait qu’on découvre, par la suite d’un vice dans l’élection de ces personnes ou du conseil ou de l’une ou plusieurs d’entre elles, ou la totalité des membres du conseil, qu’ils n’étaient pas habilités à être administrateurs. .

4.11.4 Le conseil peut former tout comité jugé nécessaire au fonctionnement de l’association.

4.11.5 Un administrateur est responsable des décisions prises à moins d’avoir fait inscrire sa dissidence au procès-verbal. Toutefois un administrateur absent de la réunion est présumé ne pas avoir approuvé les décisions prises lors de cette réunion. Un administrateur doit se rallier à une décision prise majoritairement sinon il doit se retirer du conseil. L’Association n’a qu’une seule voix, soit celle de son conseil.

4.11.6 Les administrateurs doivent éviter de se placer dans une situation où leurs intérêts personnels risquent de s’opposer à ceux de l’Association. Toute situation pouvant entraîner un conflit d’intérêts doit être divulguée au conseil et consignée au procès-verbal. Le ou les administrateurs doivent s’abstenir de participer au débat et de voter sur des sujets où ils sont en conflit d’intérêts.

4.12 INDEMNISATION

L’Association prend fait et cause pour tous ses administrateurs et membres siégeant aux différents comités crées par le conseil. L’Association s’engage à les indemniser, advenant toute poursuite, pour les gestes posés de bonne foi dans l’exercice de leurs fonctions. Un administrateur ou ses héritiers doivent être indemnisés de toute réclamation résultant d’une poursuite intentée contre eux.

L’Association doit contracter chaque année une police d’assurance responsabilité qu’elle doit maintenir en vigueur auprès d’une compagnie d’assurance reconnue ou d’un organisme représentant l’association, aux fins de lui garantir ainsi qu’aux administrateurs la protection prévue au présent article.

4.13 RÉUNIONS ET CONVOCATIONS

4.13.1 Les administrateurs se réunissent aussi souvent que nécessaire, mais au moins 4 fois par année.

4.13.2 Les réunions du conseil d’administration sont convoquées par le secrétaire ou le président au moyen d’un avis écrit spécifiant le lieu, la date, et l’heure. L’avis de convocation peut être transmis par la poste ou par tout autre moyen permettant à chacun de le recevoir, aux coordonnées figurant aux livres de l’Association. Dans tous les cas, l’avis doit être reçu au moins sept jours avant la date de la réunion.

4.13.3 S’il y a urgence, dans l’opinion du président, les administrateurs doivent, au moins 48 heures avant la réunion, recevoir un avis par téléphone ou par tout autre moyen, cet avis étant suffisant dans les circonstances; toutefois les administrateurs peuvent renoncer à cet avis.

4.13.4 Des réunions du conseil peuvent être tenues sous la forme d’une conférence téléphonique. Les dispositions des présents statuts s’appliquent, en faisant les changements nécessaires à de telles réunions, mais la tenue de chacune d’elles nécessite le consentement unanime des membres du conseil. Mention de ce consentement est faite au procès-verbal. La convocation de ces réunions se fait par un avis qui en indique la date, l’heure et les fins.

4.13.5 Advenant une situation exceptionnelle et urgente et si tous sont d’accord, les administrateurs peuvent prendre des décisions, sans pour autant être réunis dans un même lieu, pour autant que les moyens choisis leur permettent d’être en communication entre eux.

4.14 QUORUM ET VOTE

4.14.1 5 administrateurs présents constituent le quorum.

4.14.2 Toute question est décidée à la majorité des voix. En cas d’égalité des voix, le président a un vote prépondérant.

4.15 PROCÈS-VERBAL

Un procès-verbal est tenu de toute réunion du conseil et copie en est transmise à chacun des administrateurs.

4.16 DÉONTOLOGIE

Le conseil établit le code de déontologie applicable aux membres.

4.17 COMITÉS

4.17.1 Les comités créés en vertu de 4.11.4 peuvent avoir un caractère temporaire ou permanent. Le conseil en détermine les pouvoirs et désigne les membres, lesquels peuvent ou non être choisis parmi les administrateurs.

4.17.2 Les membres des dits comités ainsi formés doivent se conformer aux instructions du conseil et lui fournissent les renseignements ou rapports sur les affaires qui leur ont été confiées.

4.17.3 Le conseil établit la procédure que doivent suivre les comités créés en vertu des

présents statuts.